FAQ pour animer ou réanimer son projet de santé
Cette foire aux questions est le fruit d’un atelier animé par la FMPS Normandie aux journées nationales de Montpellier en Mars 2024.
« Comment animer ou réanimer son projet de santé ? »
Les questions sont celles de l’atelier et les réponses proviennent à la fois des 120 participants venus des 4 coins de France mais aussi de 12 ans d’expérience de l’équipe d’accompagnateurs de la FMPS-Normandie.
Au regard des nombreuses questions, nous avons essayé de les classifier en différentes rubriques.
Vous avez des nouvelles questions ?
Vous avez des réponses à apporter à certaines questions, des expériences à partager ?
Contactez nous, nous les mettrons en ligne.
Difficultés liées à l'écosystème
Clarifier les missions et la finalité de la MSP auprès des partenaires. Une médiation par la fédé régionale peut être utile.
L’ intervention de médiateur est parfois nécessaire. Ce peut être votre fédé régionale ou au mieux votre ARS si vous êtes raccord. Pour éviter ces conflits, faire valider les baux par un juriste avant de les signer.
Si vous êtes irréprochables… Vous pouvez vous rapprocher des ordres professionnels qui peuvent arbitrer ce genre de conflit.
La CPTS est en charge de l’organisation de l’offre de soins sur un territoire.
- Elle ne peut pas être effectrice de soins
- Elle n’a aucune autorité sur une MSP
Un arbitrage peut être rendu par l’ARS ou la CPAM mais le mieux est d’arriver à travailler ensemble…
Le plus souvent, des réunions régulières entre coordinateurs de MSP et CPTS d’un même territoire permettent de lever des obstacles
Un affichage près des secrétariats ou en salle d’attente peut rappeler les règles de base. (de nombreux exemples sur internet en fonction de la tonalité souhaitée).
Un travail avec des médiateurs en santé et des leaders d’opinion locaux peut désamorcer certaines situations.
Difficultés liées aux finances
– Rechercher des appels à projet, (Travail de votre fédé)
– Développer des article 51, (voir liste en cours)
– Vérifier que certaines actions ne peuvent être financées par la CPTS (Mission de santé publique)
Faire régulièrement (trimestriellement ?) des bilans intermédiaires avec toute l’équipe dans le cadre d’un suivi budgétaire.
Revoir le Règlement Intérieur.
Les clés et modalités de répartitions doivent être votées par les sociétaires.
Passage à l’Impôt sur les sociétés avec application des règles de la comptabilité d’engagement. Si elle procède de la sorte, la SISA peut, si elle en justifie par la production d’un budget approuvé par les associés avant la fin de l’exercice, établir que les sommes perçues au titre des ACI au titre d’une année N et qui n’ont pas été consommées au cours de ladite année, le seront ultérieurement.
Ainsi elle constatera ces sommes en « produits constatés d’avance », ce qui permettra de ne pas les retenir pour déterminer le résultat de l’année N
L’article 14 de la loi « Valletoux » du 27 décembre 2023 crée dans le code de la santé publique un article L4042-4 qui prévoit : « La responsabilité à l’égard des tiers de chaque associé de la SISA est engagée dans la limite de deux fois le montant de son apport dans le capital de la société. »
La vie d'équipe
Chaque leader se doit d’anticiper son départ volontaire ou non…
Si ça n’a pas été fait, le « leadership » ne se décrète pas…
Mettre en place un petit groupe pour prendre les décisions, un « leader » pourra éventuellement s’en dégager.
Il est recommander de travailler systématiquement en binôme pour chaque poste.
Ne pas hésiter à en parler plutôt que de laisser pourrir la situation.
Proposer au besoin un accompagnement externe à l’équipe.
Une fois la problématique partagée, laisser un peu de temps pour la résolution.
Mettre en place un programme d’assurance qualité qui permet de mesurer le parcours accompli et d’objectiver les améliorations. (Voir la page)
Donner du sens, rappeler les valeurs, créer des espaces de rencontre et de temps partagés (team building, repas ou soirées en commun).
Parfois donner du temps en proposant une « pause » dans le projet si elle est décidée ensemble et limitée dans le temps.
Priorisation des actions se mettre des objectifs atteignables.
Un audit externe (par votre fédération ?) peut être nécessaire.
Co-construction d’une « charte du bien vivre ensemble »
Le projet de santé ne répond pas à leurs attentes ?
Ils rattraperont un jour lorsqu’ils verront la plus valu du projet ?
Il faut organiser un accueil « formaliser » des nouveaux avec partage du projet de santé et rappel de l’historique de la MSP.
Les impliquer, dés l’arrivée, dans les projets de la MSP.
La coordination
Vos fédérations devraient pouvoir vous accompagner. Définitions de poste, circuits de recrutement, accompagnement au recrutement etc..
Des groupement d’employeurs doivent permettre une mutualisation entre MSP et simplifier la gestion.
Parlez en autour de vous. Prés de 50% des coordo sont recrutés par le « bouche à oreille ».
Plus d’information sur ce lien
Un coordinateur n’est pas l’homme à tout faire.Il ne peut répondre à tous les besoins de l’équipe.
La fiches de postes doit clairement définir les champs d’interventions. Elle doit être partagée avec toute l’équipe.
Une formation des gérants de SISA à la gestion d’un salarié peut être nécessaire.
3 documents intéressants :
En plus des entretiens professionnels annuel, programmer périodiquement des points d’étapes sur l’avancée du projet et le vécu du poste.
Favoriser les échanges de pratiques avec d’autres coordinateurs de MSP, rompre l’isolement.
Bien faire un point en fin de période d’essai.
Parfois savoir dire stop pour ne pas mettre en danger le projet de santé
Si les coordinateurs tournent c’est qu’ils ont mieux ailleurs…
Avec une bonne intégration à l’équipe avec une place reconnue, un cadre de travail agréable, un salaire correct et une reconnaissance du travail fourni, ils ne devraient pas partir…
L'organisation
L’organisation de RCP n’est pas intuitive. Elle peut être multiforme et il ne faut pas hésiter à changer les formats pour éviter une routine démotivante.
De même, le point d’entrée d’un patient en RCP peut varier. Chaque corps de métier doit pouvoir proposer des dossiers en raison d’une problématique qui lui est propre.
Sur ce lien quelques pistes et un court Webinaire sur ce lien
La RCP n’est pas forcément un staff qui réunit toute l’équipe. Certaines concertations peuvent être faites à 2 ou 3 professionnels autour d’un cas par le biais d’une messagerie sécurisée. Ces échanges, assez fréquents, peuvent être valorisés comme RCP si les professionnels en ont une trace écrite.
Certaines applications permettent de les tracer.
- Établir, en concertation avec l’équipe, un calendrier de réunions fixes.
- Éviter, dans la mesure du possible, toute réunion impromptue
- Ne convier aux réunions que les personnes concernées
- Favoriser les échanges numériques pour recueillir des avis et diffuser l’information.
- Préparer les réunions (ordre du jour, documents etc..) pour éviter les dérives et perte de temps.
Surtout ne pas hésiter à les modifier.
Ce sont des outils fait pour faciliter votre organisation. Si ils l’entravent, ils doivent être changés.
Des exemples alternatifs peuvent être apportés par vos fédé.
Problèmes structurels
Se rapprocher des collectivités, partenaires associatifs ou établissements, La CPTS ?
En dehors d’un rachat par les occupants ou la collectivité qui devient bailleur ?
Ne facilite pas en effet les échanges et la rencontre interprofessionnelle.
Certaines MSP ont identifié un point de rencontre « sanctuarisé » et convivial qui remplacerait la « machine à café ».
Règle accessibilité, isolations, règles professionnelles, elles sont nombreuses.
Des fonds pourraient être disponibles dans le cadre du plan 4000 MSP. A suivre.
Le projet de santé
Une relecture et une révision annuelle du projet de santé est recommandée pour tous les membre de l’équipe.
Plusieurs outils peuvent redonner du sens au projet que l’on met en œuvre sans s’en rendre compte :
- Un rapport d’activité diffusé à toute l’équipe qui met en valeur toutes les actions entreprises.
- Utilisation de la matrice de maturité pour mesurer les chemin parcouru et se fixer des objectifs. Plus d’information sur ce lien
Un protocole doit faciliter l’exercice. S’il n’est pas utilisé, trois possibilités :
- il n’est pas connu;
- Il est trop compliqué
- Il n’est pas utile.
Pour redynamiser les protocoles certaines recette sur un webinaire (voir la vidéo)